Projektmenedzsment eszközök - Projektmenedzserek segítő segédletei

Hatékony projektmenedzsment elengedhetetlen a sikeres projektekről. A kis méretű projekt kezelése egyszerű, de a dolgok akkor válnak igazán kihívássá, amikor a csapat mérete növekszik. A projektben részt vevő összes feladat és ember egyidejű kezelése nehézkes üzletnek bizonyulhat. Ez az, aholképbe kerülnek a projektmenedzsment eszközök. Ebben a cikkben megvitatom mindazt, amit tudnia kell, mielőtt kiválasztja a Projektmenedzsment eszközöket.

Az alábbiakban bemutatom azokat a témákat, amelyekről ebben a cikkben fogok tárgyalni:

• Projektmenedzsment áttekintés
• Projektmenedzsment eszközök
• Projektmenedzsment eszközök szükségessége
• A legjobb projektmenedzsment eszközök a piacon

Projektmenedzsment áttekintés

„A projektmenedzsment a csapat munkájának megkezdésének, tervezésének, végrehajtásának, irányításának és lezárásának fegyelme a konkrét célok elérése és a konkrét sikerkritériumok teljesítése érdekében.”

- Wikipédia

Egyszerűbben kifejezve: a projekthez kapcsolódó összes tevékenység megszervezésének és irányításának folyamata. Segít a menedzsmentbenegy projekt a kezdetektől a meghatározott végéig, azzal az ideális céllal, hogy az eredményt időben és a költségvetés keretein belül megvalósítsák. Megfelelő projektmenedzsment keretrendszeregy projekt életciklusát és öt fő projektmenedzsment folyamatcsoportot testesít meg. Ezek a folyamatcsoportok 10 tudásterületet és 49 folyamatot foglalnak magukba, amelyek gyakran ugyanabban az időben működnek egy projekten, vagy homogén bemenetekkel és kimenetekkel. Ezek a csoportok:

1. Kezdeményezés: Ebben a folyamatcsoportban meghatározzák a projekt kezdeti hatókörét, valamint az erőforrásokat.
2. Tervezés: Ebben a folyamatcsoportbanmegfelelő részletességi szintet terveznek a projekt számára.
3. Végrehajtó: Ez a folyamatcsoporta projektmenedzsment-tervben meghatározott munka befejezéséhez használt folyamatokból áll.
4. Monitoring és ellenőrzés: Ez a folyamatcsoport magában foglalja a projekt teljesítményének nyomon követését, felülvizsgálatát és szabályozását.
5. Záró: Ez a folyamatcsoport a projektmenedzsment fontos része, amelyet a projekt befejezéséhez szükséges összes projekttevékenység véglegesítése céljából hajtanak végre.

Mostanra biztosan megértette, hogy a Projektmenedzsment elhúzódó folyamat. Ez az egész folyamat kizárólag a Projektmenedzser vállán fekszik. A projekt irányítása és megszervezése egyáltalán nem könnyű feladat. Ha a projektmenedzser nem elég képzett, nagy az esély arra, hogy a projekt nem biztos, hogy a várt eredményt nyújtja. Napjainkban a projektmenedzserek gyakran bizonyítékokat választanak, mint például a PMP, hogy bizonyítsák a témával kapcsolatos tapasztalataikat és szaktudásukat. Részletes cikket írtam a amelyre további információkért hivatkozhat.

Nos, a projektmenedzsment koncepciója a 19. század elejére nyúlik vissza, de a 20. század közepén elkülönült szakmának ismerték el. A projektmenedzserek hagyományos eszközök, például toll és papír használatával kezdték nyomon követni azokat a tevékenységeket, ahol mindent manuálisan kellett elvégezni.De a technológia fejlődésével a projektmenedzserek ma már különböző projektmenedzsment eszközöket használnak az egész munkafolyamat felgyorsítására és megkönnyítésére.

A cikk következő szakaszában teljes betekintést nyújtok a projektmenedzsment eszközökbe és azok használatába.

Projektmenedzsment eszközök

A projektmenedzsment eszközök alapvetően aeszközök, amelyek segítik az egyént vagy a csapatot a munka hatékony megszervezésében és a projektek irányításában. Ez lehet nyílt forráskódú vagy fizetett szoftver, amely online megvásárolható.

Mivel a projektmenedzsment egy összetett feladat, amely számos kihívást jelentő tevékenységből áll, a projektmenedzsment eszközök gyakran segítséget nyújtanak a projektmenedzserek számára. Különböző típusú projektmenedzsment eszközök állnak rendelkezésre a piacon. Lehetnek szoftveres automatizáltak vagy manuálisan működtethetők. Mivel nemegyetlen eszköz kielégíti az összes projektmenedzsment igényt, mivel projektmenedzserként ki kell választania egy projektmenedzsment eszközt, amely a legjobban megfelel a projektjének és a menedzsment stílusának. Ezek az eszközök nemcsak a terhelést vonják le a projektmenedzser fejéről, hanem segítenek az egész csapat munkájának és rutinjának egységesítésében is.

A projektmenedzsment eszközöket általában a kínált különféle szolgáltatások határozzák meg. Ide tartoznak, de nem kizárólag:

1. Tervezés és ütemezés

A tervezés és az ütemezés minden Projektmenedzsment eszköz fontos jellemzője. A csapat megfelelő kezeléséhez és szinkronizálásához nagyon fontos, hogy a csapat minden tagjának feladatait és felelősségét láthatóan és egyértelműen meg lehessen tartani. Egy jó projektmenedzsment eszköz könnyedén megtervezheti és feladatokat rendelhet a csapattagokhoz, az esedékesség dátumával együtt. Segít a prioritások és a határidők meghatározásában is. Ezenkívül értesíti Önt minden alkalommal, amikor a projekt a tervezett befejezési dátumhoz közeledik, de tevékenysége még mindig nem teljes.

2. Kommunikáció és együttműködés

Kommunikáció és együttműködéscsapatával egy eszközön belül anélkül, hogy különféle képernyőket és szoftvereket kellene váltanianélkülözhetetlen részei minden sikeres projektnek. Valamennyi projektmenedzsment eszközhöz tartozik egy műszerfal, ahol a projektmenedzser nyomon követheti a csapatot, valamint a projekt előrehaladását. A csapat tagjai az irányítópulton keresztül is hozzáférhetnek egymás munkájához. Kevés olyan funkció, amely elengedhetetlen az együttműködéshez bármely projektmenedzsment eszközben, többek között az állapotmegosztás, a kommentálás, a nyomon követés, a verzióelőzmények stb.

3. Dokumentáció

A kézi dokumentáció vezetése fárasztó feladat lehet. Még a legnagyobb erőfeszítések ellenére is fennáll a hibák lehetősége, ami biztosan nem jó hír a projekt számára. Így a projektmenedzsment eszközök gyakran magukban foglalják a dokumentáció funkcionalitását, ahol aA projektinformációi egyetlen helyen érhetők el. Ez az információ tartalmazhatjatervezett / elvégzett feladatok, erőforrás adatok, számlázási információk és így tovább.

4. Erőforrás-kezelés

A projekt erőforrásainak optimalizálása valóban csökkentheti a projekt befejezési idejét és költségeit. Így a projektmenedzsment eszközén belüli hatékony erőforrás-kezelési funkció valóban hasznos és kényelmes lehet. Ezzel teljes áttekintést kap a projekt teljes költségéről, amelyet tovább bontunk a különböző erőforrások költségeire. Ezek az erőforrások lehetnek anyagi, emberi erők, kiadások stb. Tehát egy projektmenedzsment eszköz segítségével optimalizálni tudja ezeket az erőforrásokat és hatékonyan kezelni az összes projektfolyamatot.

5. Kockázatbecslés

A kockázatok olyan dolgok, amelyeket soha nem tud megjósolni. Minden előre nem látható esemény (természeti katasztrófa, recesszió stb.) Miatt a projekt feladata, például időtartama, előrehaladása, határidők, költségvetés, résztvevők stb. A projektmenedzsernek képesnek kell lennie kiszámítani az ilyen típusú kockázatokat, de ha projektmenedzsment eszközt használ, akkor ezt a feladatot neked kell elvégeznie. Különösen a régóta tartó projektek esetében sok tényező befolyásolhatja. Ezeknek az eszközöknek a segítségével felkészülhet az esetleges kockázatokra, amelyek pontosabban kezelik az ilyen helyzeteket.

6. Jelentés

A sikeres projekthez teljes betekintést kell nyújtania aazonnali figyelmet és megoldást igénylő hiányosságok és problémák. Amikor dönt a projektmenedzsment eszközéről, meg kell győződnie arról, hogy annak két legfontosabb jellemzője van, amelyek az átlátó jelentések és a Key Performance Indicator (KPI) irányítópultjai. Megfelelő jelentési eszközökkel testre szabható jelentéseket is létrehozhat, és összegyűjtheti az összes korábban beillesztett projektadatot.

egyesítés rendezés c ++ algoritmus

7. Alap és becslés

Egy projekt esetébenaz alapvonalat a projektterv legelején világosan meg kell határozni, amelynek segítségével mérheti és összehasonlíthatja a projekt előrehaladását. Most egy projektmenedzsment eszköznek rendelkeznie kell ezzel a funkcióval ahhoz, hogy a menedzser összehasonlítsa a dolgok valós idejű állapotát a becsléssel és elemezze az eltéréseket. Különböző eszközök vannak a piacon, amelyek automatikus alapbeállításokat kínálnak, ezért az eszköz kiválasztása közben bölcsen válasszon.

Projektmenedzsment eszközök szükségessége

1. Szabványosított megközelítés

A projektmenedzsment eszközök standardizált módon irányítják a teljes projektfejlesztési folyamatot. Az eszköz használatával aa projektmenedzser a teljes folyamatot sablonokkal és egyéb felügyeletekkel megszervezheti. Segít abban, hogy a projektek a tervezett módon haladjanak a kisiklás nélkül.

2. Monitoring

Nagyon fontos a projekt előrehaladásának nyomon követése, különösen, ha az hosszú távú. A projektmenedzsment szoftver erre a funkcionalitásra specializálódott, és többségük valós idejű feladat- és tevékenységkövetési rendszert biztosít. Ezek az eszközök segítenek nyomon követni és figyelni a különféle elemeketegy projekt szakaszai. Azt is megjósolhatják, hogy a projekt képes lesz-e megfelelni az ütemtervnek, a jelenlegi ütemet követve. Így nagyon hasznos a projekt időben történő befejezése és költségcsökkentése szempontjából.

3. Hatékony irányítás

A projektmenedzsment eszközök teljes áttekintést nyújtanak a projektről, amely segít a projektmenedzsernek a feladatok összehangolásában és rangsorolásában.Ezekkel a projektmenedzser szervezettebb és szisztematikusabb lehet a tervezés, az ütemezés, az előrehaladás nyomon követése, a dokumentáció, a költségvetés-kezelés, az erőforrás-elosztás, a kockázatkezelés stb. Szempontjából. A projektmenedzsment eszközökkel könnyedén maradhat a hatókörén belül és nyomon követheti az előrehaladást.

4. Hatékony költségvetési tervezés

A költségvetés a projektek egyik legnagyobb származtató ereje. A sikeres és időszerű projekt megvalósításához a becsült költségvetésen belül rengeteg tervezésre és ellenőrzésre van szükség. A projektmenedzsment eszköznek segítenie kell a projektmenedzsert, hogy kiszabaduljon ebből a nehéz helyzetből, és megfelelő költségvetést tervezzen.

5. Optimalizált döntéshozatal

Mivel minden rendelkezésre áll egyetlen helyen, a projektmenedzsment eszközök gyakran jobb döntéshozatalhoz vezetnek. Mivel a projekt feladataival és tevékenységeivel kapcsolatos összes valós idejű paraméter megvan, aa döntéshozatali folyamat fokozottá és pontosabbá válik.

6. Jobb kommunikáció

A projektmenedzsment eszközök nemcsak a belső projekttagokkal, hanem a külső tagokkal is, például az ügyfelekkel és az érdekeltekkel, könnyű kommunikációs csatornát hoznak létre. Ezen eszközök használatával az információáramlás világossá és precízé válik a projekttel kapcsolatos bármely feladattal vagy tevékenységgel kapcsolatban.

7. Dokumentummegosztás

A dokumentumok megosztása létfontosságú tevékenység minden projekten belül, és ha a projektmenedzsment eszközök képbe kerülnek, ez a feladat könnyebbé válik. Aztlehetővé teszi a projekt érintettjeinek átfogóbb dokumentumok, drótvázak, specifikációk stb. megtalálását az átláthatóság és a kommunikáció biztosítása érdekében.

8. Fokozott vevői elégedettség

Mivel mindent a megadott hatókörön belül és a költségkereten belül, a prémium minőség mellett végeznek, az ügyfelek elégedettek lesznek.A hatékony projektmenedzsment eszközök olyan funkciókat kínálnak, amelyek lehetővé teszik, hogy ez az ügyfél / szállító kapcsolat a projekt befejezése és lebonyolítása után is fennmaradjon.

A legjobb projektmenedzsment eszközök a piacon

Az alábbiakban felsoroltam a piacon elérhető tíz legfontosabb projektmenedzsment eszközt:

többszörös öröklés Java-ban példával

1. Wrike

Wrike egy erőteljes online projektmenedzsment szoftver, amely teljes körű láthatóságot és ellenőrzést biztosít a projektfeladatok felett. Ez egy díjnyertes szoftver az online projektmenedzsmenthez, és segíti a munka sebességének és hatékonyságának javítását mind a helyben, mind az elosztott csoportokban.

2. Asana

Asana egy webes és mobil projektmenedzsment alkalmazás, amelynek célja a csapatok segítése nyomon követni a munkájukat. Az indulás egyszerű, de elég erős ahhoz, hogy az egész vállalkozást irányítsa. Rengeteg olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segítséget nyújthatnak a szervezetednek és nyomon követhetik a munkát minden csapat munkafolyamatának megfelelő módon, átláthatóságot és egyértelműséget biztosítva a csapattársak számára.

3. Trello

Trello egy webalapú projektmenedzsment alkalmazás, amelyet aFog PatakSzoftver ésvanjelenleg az Atlassian tulajdonában van. A startupoktól a Fortune 500 cégekig a Trello biztosítja a vizuális utathogy a csapatok együttműködjenek bármely projektben. Hihetetlenül rugalmas és könnyen használható. Minden egyes részletet nyomon követ, legyen az nagy kép vagy egy percnyi részlet a kanban-stílusú kezelés segítségével.

4. JIRA

JIRA egy olyan projektmenedzsment eszköz, amelyet népszerűbben használnak a hibák és a problémák nyomon követésére.A JIRA használatávalkönnyedén megtervezheti, nyomon követheti és kezelheti agilis szoftverfejlesztési projektjeit a munkafolyamat és a csapat együttműködésének testreszabásával. Különleges szolgáltatásokat kínál az agilis szoftverfejlesztéshez, amely segíti a csapatokat abban, hogy koncentrálódjanak az iteratív és inkrementális érték lehető leggyorsabb szállítására, testreszabható scrap táblákkal.

5. Basecamp

Alaptábor egy valós idejű kommunikációs eszköz, amely segít a csapatoknak ugyanazon az oldalon maradnikevésbé a hagyományos projektmenedzsment feladatokhoz. Ez egy megbízható szolgáltatás, amely egyszerű beállítást és rövid tanulási időt kínál. A tennivalókkal együtt könnyebbé válik a naptár, az esedékesség és a fájlmegosztási funkciók nyomon követése a prioritások és a végrehajtható elemek között.

6. Zoho

Zoho egy ingyenes online projektmenedzsment szoftver, amely lehetővé teszi üzleti projektjeinek produktívabbá tételét és befejezését egy adott időkereten belül. A Zoho használatával mélyreható betekintést nyerhetdiagramok és jelentések, miközben zökkenőmentesen együttműködnek a csapatával, az ügyfelekkel, az eladóval vagy a tanácsadókkal.

7. Dobogó

Pódium egy felhőalapú együttműködési szolgáltatás, amelyet a Citrix üzemeltet.Aztegy társadalmi együttműködési eszköz, ahol alkalmazásokat és munkaterületeket lehet létrehozni az előnyben részesített munkafolyamatok támogatása és hatékonyabbá tétele érdekében. Ez a tökéletes eszköz az együttműködés fokozásához, mivel lehetővé teszi, hogy kapcsolatba lépjen kollégáival a belső közösségi hálózaton és a csevegésen keresztül.

8. FreedCamp

Freedcamp egy webalapú projektmenedzsment eszköz és szervezeti rendszer. Használhatja aegy vagy több felhasználó, akik felhőalapú számítástechnikával működnek együtt. Ideális eszköz azoknak az embereknek és vállalkozásoknak, akik ellenőrizni akarják projektjeiket, erőforrásaikat, költségvetésüket, idejüket stb.A Freedcamp elsősorban a munkafolyamat javításában, a célok meghatározásában és a meghatározott időn és költségvetésen belüli elérésében nyújt segítséget.

9. Scoro

Scoro egy átfogó megoldás, amely integrálja a projektmenedzsment szoftver minden szükséges tulajdonságát. A Scoro használatával az egész vállalatát egy helyen kezelheti, azaz egyetlen eszközzé egyesíti az eltérő rendszereket és számtalan táblázatot. Alapvetően szoftveres szolgáltatásként használható megoldás a professzionális és kreatív szolgáltatások számára.

10. Microsoft Project

MS projekt a Microsoft által biztosított projektportfolió-kezelő eszköz. Felhő-alapúés helyszíni lehetőségek. Ezenkívül integrált tervezési eszközöket is nyújt, amelyek segítenek a projektek szervezésében és megtartásában, beleértve a napi feladatokat és az általános irányítást.

Ez volt a top 10 eszköz a piacon. További eszközök állnak rendelkezésre a piacon, amelyeket különböző területeken használnak. Ezzel befejezem ezt a cikket a projektmenedzsment eszközökről. Remélem, hogy ez hozzáadott értéket adott hozzá a tudásához. Mielőtt nekilátna a projektjének, hivatkozhat az én oldalamra cikk.

Ha megtalálta ezt a cikket a „Projektmenedzsment eszközök ' ide vonatkozó, nézd meg a az Edureka, egy megbízható online tanulási vállalat, amelynek több mint 250 000 elégedett tanulóval rendelkező hálózata elterjedt az egész világon.

Van egy kérdésünk? Kérjük, említse meg a megjegyzések részben, és kapcsolatba lépünk Önnel.